Skip to main content
Image
Konferencerejser med Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser
Konferencerejse

3 K’er, der gør konferencerejsen til en succes

Gennem 30 år i branchen har vores projektleder Jens Christian Jensen organiseret utallige konferencerejser med alt fra 10 til mange tusinde deltagere. Ifølge ham kan opskriften på den gode konferencerejse koges ned til tre ord: Kommunikation, kontakter og kontrol. Få hans tips her.

  • Image
    Eksperterne hos Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser står klar til at hjælpe med planlægningen af jeres konferencerejse
  • Image
    Eksperterne hos Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser står klar til at hjælpe med planlægningen af jeres konferencerejse
  • Image
    Eksperterne hos Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser står klar til at hjælpe med planlægningen af jeres konferencerejse

Skab resultater med kommunikation, kontakter og kontrol

Det starter med en plan

At arrangere en konferencerejse handler om meget mere end at booke fly og mødelokale og lave et par middags-reservationer. Hvis du selv har prøvet det før, ved du, hvad vi taler om. En konferencerejse er en endeløs kabale af interesser og behov og aftaler, som måske – måske ikke – bliver overholdt, og planlægningsarbejdet kommer altid til at tage mere tid end ventet.

Intet går efter bogen, når man har med mennesker at gøre, og det, som I troede var en nem løsning, kan pludselig ikke lade sig gøre alligevel.

  • Image
    Hold pause fra møde- og konferenceaktivtiterne i Dubais ørken med Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser
  • Image
    Oplev bl.a. London Eye med Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser
  • Image
    Afhold jeres firmakonference på Hotel Marina Bay Sands i Singapore med Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser

Aldrig mere bøvl og bekymringer

Hos Nyhavn Erhverv fritager vi jer for bøvlet og bekymringerne, så I kan fokusere på at få tilrettelagt et spændende program og nyde rejsen sammen med jeres kolleger. Vi udnytter vores verdensomspændende netværk til at finde de bedste løsninger, der giver mest værdi for pengene, og vi er altid klar med hjælp og vejledning før, under og efter rejsen.

De rette rammer betyder alt

Når vi går i gang med at planlægge en konferencerejse, er det altid rammerne, der er udgangspunktet. Hvor stort et lokale skal I bruge? Er der brug for flere lokaler – eksempelvis til workshops eller interviewsessions? Hvordan skal borde og stole opstilles, og skal der kunne afholdes en paneldebat? Skal der præsenteres udstillingsmateriale? Har I nogen særlige ønsker til lysindfaldet? Hvilket AV-udstyr har I brug for – og i hvor mange lokaler?

Styr på detaljerne

"Den gode kommunikation med kunden er altafgørende. Hvis det er muligt, tager jeg altid et personligt møde, så jeg kan få så mange detaljer som muligt på plads med det samme, og jeg kan få en fornemmelse af hvilken type deltagere, her er tale om," siger Jens Christian.

De rette kontakter betyder endnu mere

Efterhånden som detaljerne kortlægges, taler vi os frem til hvilke destinationer, der kunne være relevante at undersøge nærmere. Måske har I allerede selv gjort jer nogle overvejelser i forhold til jeres virksomheds lokalafdelinger, eller måske skal konferencen kombineres med et besøg hos en specifik virksomhed eller kunde. Så undersøger vi med vores lokale samarbejdspartnere, hvordan vi bedst muligt får jeres ønsker og behov til at matche. 

Aktiviteter og logistik

"Mange kombinerer også konferencen med et socialt arrangement, og her er der ofte en særlig destination, som man drømmer om at opleve sammen. Så finder vi den bedst mulige løsning ud fra kundens budget og behov. I andre tilfælde kan det være logistikken, der er afgørende, især hvis deltagerne kommer fra flere forskellige områder eller lande. Så ser vi på, hvilke lufthavne der har de bedste forbindelser," forklarer Jens Christian.

Er der sengepladser nok?

Især på de mere populære destinationer og konferencehoteller kan det i perioder være vanskeligt at finde sengepladser til alle deltagere under samme tag. Her betaler det sig igen at have overblikket og de rette kontakter. Vores gode relationer gør, at vi mange gange kan tale os frem til en løsning, som et hotel måske ellers ville have takket nej til, hvis det var på forespørgsel fra en fremmed kunde.

Gastronomi og lokalmiljø

"Og så skal deltagerne have noget at spise, tilføjer Jens Christian. – Som regel vil de gerne se noget andet end de lokaler, hvor de har opholdt sig hele dagen, så det er vigtigt, at der er noget miljø uden for hotellet og nogle restauranter af en ordentlig kvalitet. Her trækker jeg igen på vores lokale partnere. De har arbejdet sammen med os i mange år, og de kender vores høje kvalitetskrav og ved, hvad de skal se efter."

  • Image
    Professionelt konferenceudstyr stilles til rådighed selv i Dubais ørken med Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser
  • Image
    Mødefaciliteterne i Villa Samadhi i Kuala Lumpur står klar gennem Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser
  • Image
    Spis middag ved Ayers Rock i Australien med Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser

Kontrol og tryghed går hånd i hånd

Uanset hvor lang tid i forvejen, I planlægger jeres konferencerejse, og hvor grundigt, I har forberedt jer, så er det altid nervepirrende, når konferencerejsen endelig skal afvikles. Er der styr på alle detaljerne?

"Ja!" siger Jens Christian. "Det er der. Men derfor dobbelttjekker jeg nu alligevel altid en sidste gang."

Vi følger op, så I ikke skal

Med så mange informationer, som der kommunikeres på kryds og tværs op til en konference, er der nemt noget, der kan glippe undervejs. Men den bekymring er I fritaget for, for jeres projektleder sørger for at følge op på alle aftaler.

Tag os med på rejsen

"Hvis kunden ønsker det, kan vi også arrangere, at der følger en teknisk rejseleder med på rejsen," siger Jens Christian. "Så kan kunden fokusere på sine deltagere, mens rejselederen tager sig af al kommunikationen med leverandørerne. Og skulle der mod forventning være en detalje, der er smuttet, så sørger vi for, at der omgående bliver fundet en løsning. Det er jo det, vi er der for."

Vi arrangerer også jeres kongresrejse

Skal I eller jeres medarbejdere deltage i en kongres i ind- eller udland, så hjælper vi også med det. Vi sørger for, at I bliver tilmeldt, og vi arrangerer alt det logistiske med fly og hotel og eventuel transport på destinationen. Vi afhenter jeres kongresmateriale og sørger for, at det ligger klar ved ankomst på hotellet. Skal I mødes med egne partnere eller kunder under kongressen, booker vi de bedst egnede mødelokaler til jer.

Hos Nyhavn Erhverv har vi arrangeret kongresrejser inden for et utal af forskellige brancher – lige fra medicin og IT til fotografi og litteratur.

Online registrering

Når I køber en erhvervs- eller grupperejse gennem Nyhavn Erhverv, får I adgang til vores online registreringssystem.
Systemet gør det let for jer at holde styr på al information om rejsens deltagere, dele dokumenter og bevare overblikket.

Læs om alle jeres fordele med online registrering her!
Image
Teamet hos Nyhavn Erhvervs- og Grupperejser

Kontakt os for et skræddersyet tilbud

Ring til vores projektledere for mere inspiration. Alle erhvervs-, grupperejser og arrangementer skræddersyes efter jeres mål og ønsker.

Telefon: 33 18 84 50

Image
Skattejagt på vandcykel i Amsterdam - det, og mange andre oplevelser, arrangeres af Nyhavn Erhverv

Amsterdam

Amsterdam er en dynamisk by med et inspirerende miks af klassisk kunst og nytænkende design. Amsterdam er velegnet til incentive- såvel som konferencerejser. Byen har flere store kongres- og messecentre og alle de moderne mødefaciliteter, I kan ønske jer.

Image
Nyhavn Erhvervs- og grupperejser arrangerer firmarejser, konferencer og spændende oplevelser i London

London

London er en by i forandring. Byen ændrer konstant ansigt, når traditioner og nytænkning mødes – og ligegyldig hvor ofte I besøger Storbritanniens hovedstad, er der altid noget nyt at opleve.